Le rendez-vous vient de se terminer. Vous avez des notes, quelques documents et une idée générale de ce que souhaite votre client.
Mais entre « je voudrais un site plus moderne » et un projet que l’on peut chiffrer, organiser et réaliser, il reste du travail.
Il faut démêler les attentes, retrouver les informations utiles, identifier les questions oubliées et vérifier que tout le monde parle bien de la même chose.
ChatGPT peut vous aider à transformer cette matière en un brief exploitable. Les Projets permettent de conserver le contexte de la mission. Space, lorsqu’il est disponible, offre un environnement pour faire évoluer les documents avec vos interlocuteurs.
Dans ce tutoriel, nous allons suivre une fleuriste qui souhaite développer son activité mariage grâce à son site. L’exemple est fictif ; vous pouvez reproduire la méthode avec vos propres notes.
À l’arrivée, vous disposerez de quatre éléments : un compte rendu, un brief, une liste de décisions et un plan d’action.
Projets et Space : la bibliothèque et la table de travail
Un Projet ChatGPT peut se comprendre comme un atelier avec sa bibliothèque. Vous y rassemblez les sources, les consignes et les conversations nécessaires à une mission suivie.
La documentation officielle des Projets décrit ce regroupement de fichiers, d’instructions et de conversations. Les instructions du Projet s’appliquent à ses différents échanges.
Space ressemble davantage à une table de travail partagée : vous y posez un document, vous le relisez et vous le faites évoluer avec les personnes concernées. Il permet notamment de créer des Pages et de collaborer autour de leur contenu.
Voici la répartition que nous utiliserons dans ce tutoriel :
| Besoin | Notre choix |
|---|---|
| Rassembler les informations sur le client | Un Projet ChatGPT |
| Analyser les notes et préparer les questions | Une conversation dans le Projet |
| Construire le brief | Une conversation dédiée, puis un document de référence |
| Recueillir des retours sur ce document | Une Page Space, si disponible |
| Préparer la suite de la mission | Le brief validé et un plan d’action |
Cette répartition est une méthode proposée, pas une obligation technique. Elle ne signifie pas que les Projets seraient exclusivement individuels ou que Space serait nécessaire à toute collaboration.
Si votre organisation fonctionne avec un Projet et un document partagé dans votre outil habituel, gardez cette simplicité.
Faut-il utiliser les deux ?
Utilisez les deux lorsque vous avez un besoin réel de préparation approfondie puis de relecture collective.
Un Projet seul peut suffire pour analyser une réunion et produire un brief que vous transmettrez ensuite au client. Space apporte surtout un intérêt lorsque le document doit continuer à évoluer avec plusieurs personnes.
Nous ne supposons ici aucune synchronisation automatique entre les deux environnements. Le passage reposera sur une version clairement identifiée du brief, copiée ou fournie au bon endroit.
Notre cas pratique : une fleuriste prépare son nouveau site
Voici les notes fictives qui serviront de point de départ :
L’entreprise s’appelle Atelier Pivoine. La fleuriste réalise des bouquets et des compositions pour les événements.
Elle souhaite recevoir davantage de demandes pour les mariages. Son site actuel présente surtout la boutique et ses horaires.
Elle possède déjà un logo et une vingtaine de photos. Certaines viennent d’un photographe : les autorisations d’utilisation restent à vérifier.
Elle aimerait que les futurs mariés comprennent son style avant de la contacter. Elle préfère recevoir des demandes par e-mail plutôt que des appels pendant les heures d’ouverture.
Elle évoque une mise en ligne au printemps, sans date ferme. Le budget n’a pas été abordé.
Une boutique en ligne pourrait l’intéresser plus tard, mais elle ne sait pas encore comment organiser les livraisons.
Elle doit envoyer les textes de présentation et choisir les photos qu’elle souhaite montrer.
Ces notes contiennent déjà plusieurs pièges classiques : une date approximative, un budget absent et une idée de boutique qui pourrait facilement être transformée en fonctionnalité « prévue ».
Notre méthode doit préserver ces nuances.
Étape 1 — Préparer les sources du rendez-vous
Vous pouvez commencer avec :
- Vos notes écrites.
- Une transcription relue.
- Un questionnaire complété.
- Des documents transmis par le client.
Un enregistrement audio n’est pas indispensable. Pour apprendre la méthode, le texte ci-dessus suffit.
Si vous partez d’un audio, utilisez un moyen de transcription disponible dans votre environnement. Ne supposez pas qu’un simple import de MP3 déclenchera systématiquement une transcription : vérifiez les fonctions proposées par votre outil.
Avant l’analyse, contrôlez les noms, les montants et les passages ambigus. Une erreur de transcription sur « quinze » et « cinquante » peut rapidement transformer un budget raisonnable en numéro de jonglage.
Conservez une copie intacte des notes d’origine. Les versions retravaillées doivent rester comparables à leur source.
Résultat attendu : un texte lisible dont vous connaissez l’origine et les limites.
Étape 2 — Créer un Projet avec un contexte utile
Dans ChatGPT, ouvrez la rubrique Projets et utilisez l’option de création disponible dans votre interface.
Nommez-le de façon explicite :
Atelier Pivoine — Site et communication
Ajoutez les documents nécessaires à la mission dans les sources du Projet. La documentation distingue les sources communes au Projet des pièces jointes utiles à un seul échange.
Pour commencer, quatre fichiers peuvent suffire :
| Fichier conseillé | Contenu |
|---|---|
presentation-entreprise.md | Activité, clientèle et informations confirmées |
notes-rendez-vous-01.md | Notes sources du premier échange |
ressources-disponibles.md | Logo, photos, textes et éléments manquants |
decisions-validees.md | Décisions effectivement confirmées |
Ces noms sont des suggestions d’organisation, pas des fichiers obligatoires à créer pour utiliser ChatGPT.
Remplir la bibliothèque avec discernement
Plusieurs documents pertinents peuvent enrichir le travail. Mais accumuler les fichiers sans les trier crée aussi des contradictions.
Une ancienne présentation peut annoncer une prestation abandonnée. Un tarif peut ne plus être valable. Une conversation exploratoire peut contenir une idée finalement rejetée.
Pour chaque source importante, précisez si possible sa date et son statut : actuelle, ancienne, brouillon ou validée.
Ajouter les instructions du Projet
Dans les paramètres ou le menu du Projet, recherchez l’emplacement destiné aux instructions. Les intitulés peuvent varier selon l’interface.
Vous pouvez y placer cette base :
Ce Projet sert à préparer et suivre la mission Atelier Pivoine.
Règles de travail :
- Utilise les sources fournies pour les informations sur l’entreprise.
- Distingue les faits, les souhaits, les suggestions et les décisions validées.
- N’invente aucun budget, délai, accord ou engagement.
- Si une information manque, indique « à préciser ».
- Si deux sources se contredisent, signale le conflit et cite les documents concernés.
- Préserve les notes sources.
- Rédige les documents destinés à la cliente dans un français clair et professionnel.
- Ne considère jamais un document généré comme validé par la cliente.Résultat attendu : un Projet dont les sources et les règles correspondent à la mission.
Étape 3 — Transformer les notes en compte rendu
Ouvrez une conversation dans le Projet et nommez-la :
Rendez-vous 01 — Analyse et questions
Demandez une première extraction :
Analyse le fichier notes-rendez-vous-01.md.
Prépare un compte rendu comprenant :
1. Le contexte de l’entreprise.
2. L’objectif exprimé.
3. Les besoins explicitement mentionnés.
4. Les décisions explicitement prises.
5. Les pistes évoquées sans validation.
6. Les informations manquantes.
7. Les prochaines actions.
Pour chaque décision, retrouve le passage qui la justifie.
Pour chaque action, indique le responsable et l’échéance seulement s’ils sont précisés.
N’ajoute aucune fonctionnalité comme si elle avait été commandée.
Ne modifie pas les notes sources.Ce que vous devriez retrouver dans notre exemple
L’analyse devrait notamment faire ressortir :
| Élément | Classement attendu |
|---|---|
| Recevoir davantage de demandes de mariage | Objectif exprimé |
| Préférer l’e-mail au téléphone | Préférence exprimée |
| Lancer au printemps | Souhait de calendrier à préciser |
| Ajouter une boutique en ligne | Piste future, hors validation actuelle |
| Vérifier l’utilisation des photos | Point à clarifier |
| Fixer le budget | Information manquante |
Ce tableau est un repère de correction. Le modèle peut organiser sa réponse autrement, mais il doit préserver ces distinctions.
Que faire si ChatGPT invente un accord ?
Demandez la justification précise :
Tu présentes cet élément comme une décision validée.
Cite le passage exact des notes qui confirme cet accord.
Si aucune confirmation explicite n’existe, reclasse-le dans les propositions ou les points à clarifier.Résultat attendu : un compte rendu fidèle, avec des incertitudes visibles.
Étape 4 — Poser les questions qui débloquent la mission
Une liste de cinquante questions peut décourager le client. Demandez à ChatGPT de hiérarchiser les informations manquantes :
À partir du compte rendu, prépare au maximum 8 questions à poser à la cliente.
Classe-les en deux groupes :
- questions nécessaires pour définir et chiffrer la mission ;
- questions utiles pour préparer la production.
Évite les questions auxquelles les sources répondent déjà.
Explique brièvement, pour moi, ce que chaque réponse permettra de décider.Pour Atelier Pivoine, les premières questions pourraient porter sur :
- Le budget envisagé.
- La période de lancement réellement souhaitée.
- Le périmètre : refonte du site existant ou création d’un nouveau site.
- Les informations à recueillir lors d’une demande de mariage.
- Les photos dont l’utilisation est autorisée.
- La personne chargée de fournir et valider les contenus.
Ne laissez pas l’IA répondre à la place de la cliente.
Pour poursuivre l’exercice, nous allons supposer qu’un second échange apporte trois confirmations fictives :
La mission porte sur un site vitrine consacré à la boutique et aux prestations de mariage.
La vente en ligne est exclue de cette première phase.
La cliente souhaite recevoir les demandes par e-mail et doit confirmer les contenus disponibles avant qu’une date de livraison soit convenue.
Ajoutez ces réponses dans une nouvelle note, identifiée comme un complément au rendez-vous.
Résultat attendu : les principaux blocages sont connus ; les autres restent signalés.
Étape 5 — Construire un brief que le client peut valider
Le compte rendu raconte ce qui a été échangé. Le brief précise ce qui servira de base au travail.
Ouvrez une conversation dédiée à ce résultat :
Brief — Version de travail
Puis utilisez cette consigne :
Prépare un brief à partir des notes du premier rendez-vous et des réponses complémentaires.
Structure :
- Présentation de l’entreprise.
- Objectif de la mission.
- Public visé.
- Périmètre confirmé.
- Propositions restant à valider.
- Éléments exclus de cette phase.
- Ressources disponibles et manquantes.
- Contraintes connues.
- Questions ouvertes.
- Prochaines étapes.
Distingue clairement ce qui est confirmé et ce qui est proposé.
Indique « à préciser » pour le budget et les dates non convenus.
Ajoute le nom des sources utilisées.
Le document doit pouvoir être relu par la cliente.
Son statut est « version de travail — à valider ».Vérifier la frontière entre besoin et solution
La cliente souhaite recevoir des demandes par e-mail. Un formulaire peut être une solution pertinente, mais ses champs et son fonctionnement restent à définir.
De même, une galerie peut aider à présenter son style. Cela ne signifie pas qu’elle souhaite forcément vingt pages de réalisations.
Votre rôle consiste à proposer des solutions proportionnées, puis à obtenir les arbitrages nécessaires.
Faire une relecture de cohérence
Compare ce brief aux sources utilisées.
Repère :
- les affirmations sans source ;
- les informations déformées ;
- les contradictions ;
- les propositions présentées à tort comme validées ;
- les questions importantes oubliées.
Présente les problèmes avant de proposer les corrections.
Ne modifie pas encore le brief.Cette seconde lecture peut aider à repérer des écarts. Elle ne remplace pas votre propre contrôle.
Résultat attendu : un brief compréhensible, fidèle aux échanges et prêt à être discuté.
Étape 6 — Passer dans Space pour la relecture collective
Si vous disposez de Space, créez une Page destinée au brief. Le guide de démarrage officiel explique la création d’une Page et son édition avec ChatGPT.
Pour ce tutoriel, le transfert le plus simple consiste à copier le brief relu dans la Page. Nommez-la :
Atelier Pivoine — Brief v0.1 — À valider
Ajoutez en tête :
- La date de cette version.
- Son statut.
- Les questions nécessitant une réponse.
- La personne qui coordonne les modifications.
Ne supposez pas que les instructions du Projet accompagnent automatiquement le document. Rappelez les règles utiles lorsque vous demandez une révision dans Space.
Partager le bon contenu
Avant d’inviter la cliente, retirez vos notes internes, hypothèses de marge et commentaires qui ne lui sont pas destinés.
Ouvrez les options de partage, choisissez les personnes et attribuez les droits proposés par votre interface. Vérifiez ensuite qu’un collaborateur peut ouvrir le document avec le niveau d’accès attendu. Les options dépendent du compte, du destinataire et de l’espace de travail.
Donner un objectif à la relecture
Accompagnez le brief d’une consigne courte :
Merci de vérifier que ce document décrit correctement votre besoin. Signalez les informations inexactes et répondez aux questions ouvertes. Les éléments marqués « proposition » nécessitent encore votre accord.
Invitez les participants à commenter près du passage concerné. Pour les modifications directes, convenez de qui intervient sur quoi.
Si vous demandez une correction à ChatGPT :
Modifie uniquement le paragraphe « Public visé » pour intégrer ce retour de la cliente.
Conserve le périmètre, les exclusions et les questions ouvertes.
N’étends pas la mission.
Présente le résultat comme une révision à relire.Sans Space : garder le même parcours
Utilisez votre outil documentaire habituel ou transmettez un fichier au client. Centralisez ensuite ses retours dans une seule version.
La méthode reste identique : un document de référence, des questions précises et des décisions explicites.
Résultat attendu : les retours portent sur un document clairement identifié.
Étape 7 — Consigner les décisions et actualiser le contexte
Un commentaire « c’est parfait » peut concerner une phrase, une section ou l’ensemble du document. Demandez une confirmation lorsque la portée de l’accord est ambiguë.
Préparez ensuite un relevé simple :
| Point | Décision | Statut |
|---|---|---|
| Site vitrine | Retenu pour cette phase | Confirmé dans notre exercice |
| Boutique en ligne | Exclue de cette phase | Confirmé dans notre exercice |
| Formulaire de contact | Fonctionnement à préciser | À valider |
| Date de livraison | Dépend des éléments et du planning convenu | À définir |
Vous pouvez demander :
À partir des retours fournis, prépare un relevé des décisions.
Pour chaque point, indique :
- le choix formulé ;
- la source du retour ;
- son statut : confirmé, à confirmer ou ouvert ;
- les conséquences sur le brief.
Ne déduis pas une validation globale d’un commentaire portant sur un seul passage.Lorsque vous avez confirmé le brief avec la cliente, identifiez la version de référence, par exemple Brief v1.0 — Validé.
Pour les prochains échanges dans le Projet, fournissez cette version actualisée ou un relevé des changements confirmés. Évitez de laisser plusieurs briefs contradictoires sans indication de statut.
Résultat attendu : le document partagé et les sources utilisées pour travailler restent cohérents.
Étape 8 — Préparer une proposition et un plan d’action
Le brief vous aide maintenant à définir les livrables. Il ne fixe pas tout seul votre prix, votre disponibilité ou vos conditions commerciales.
Demandez une trame :
À partir du brief validé, prépare une proposition de mission à compléter.
Présente :
- l’objectif ;
- les livrables envisagés ;
- les éléments à fournir par la cliente ;
- les étapes de réalisation ;
- les validations nécessaires ;
- les exclusions ;
- les informations encore nécessaires pour chiffrer.
N’invente aucun prix ni délai.
Signale les éléments qui nécessitent mon arbitrage.Construisez ensuite votre plan d’action :
| Action | Responsable proposé | Condition pour avancer |
|---|---|---|
| Sélectionner les photos | Cliente | Utilisation des images vérifiée |
| Confirmer l’organisation du site | Prestataire et cliente | Proposition relue |
| Préparer les textes | À convenir | Informations métier disponibles |
| Réaliser une première maquette | Prestataire | Brief et contenus suffisants |
| Examiner la maquette | Cliente | Retour regroupé sur une version |
Les responsables proposés doivent être acceptés. Les échéances viennent ensuite, selon la charge réelle et les disponibilités.
Résultat attendu : chacun sait ce qu’il doit fournir, réaliser ou valider.
Les erreurs qui rendent ce workflow moins efficace
Remplir le Projet sans organiser ses sources
Une bibliothèque utile possède des repères. Nommez les documents, retirez les doublons inutiles et identifiez les versions anciennes.
Demander toute la mission en une seule fois
Analyse, brief, proposition et production répondent à des objectifs différents. Les traiter par étapes facilite les contrôles.
Faire circuler plusieurs versions « finales »
Choisissez une version de référence et indiquez ce qui la remplace. Un nom clair évite beaucoup de fouilles archéologiques.
Partager davantage que nécessaire
Dans Space, les accès peuvent être hérités d’une page parente ou de l’espace. Vérifiez également les droits sur les sources liées : lire la Page ne donne pas nécessairement accès au fichier d’origine.
Confondre mise en forme et validation
Un document propre peut contenir un besoin mal compris. La validation reste un échange avec les personnes concernées.
Votre brief est validé ? Découvrez comment créer un site avec ChatGPT à partir de ce travail : préparation des contenus, design, version mobile et vérifications avant publication.
Questions fréquentes
Faut-il beaucoup de documents pour commencer ?
Non. Des notes fiables, une présentation de l’activité et quelques consignes peuvent suffire. Ajoutez des ressources lorsqu’elles répondent à un besoin précis.
Pourquoi séparer les conversations dans le Projet ?
Cela permet de retrouver plus facilement un résultat : analyse du rendez-vous, brief ou préparation des livrables. La documentation recommande de séparer les échanges par résultat attendu tout en conservant le contexte commun du Projet.
Space est-il indispensable ?
Non. Il peut faciliter la relecture collective du document. Vous pouvez appliquer le même parcours avec un Projet et votre outil documentaire habituel.
Les deux outils se complètent-ils automatiquement ?
Dans cette méthode, nous organisons explicitement le passage de l’un à l’autre. Nous transférons le brief et nous actualisons les décisions ; nous ne supposons aucune synchronisation.
Peut-on commencer à créer le site immédiatement après ?
Vous pouvez préparer une première version lorsque le périmètre et les ressources sont suffisamment définis. Vérifiez les questions encore ouvertes avant de produire : elles peuvent modifier l’organisation du site, ses fonctions ou son coût.
Votre premier exercice
Reprenez les notes d’un rendez-vous récent et faites ce parcours jusqu’au brief :
- Conservez les notes sources.
- Classez les faits, les attentes et les décisions.
- Faites ressortir les informations manquantes.
- Préparez un brief.
- Comparez-le aux échanges d’origine.
- Faites-le relire par la personne concernée.
Vous avez réussi si elle peut reconnaître son besoin, corriger les écarts et comprendre ce qui reste à décider.
Pour découvrir l’environnement ChatGPT Space, retrouvez notre guide « ChatGPT Space : à quoi ça sert et comment y accéder ? ».
La suite du parcours consistera à transformer ce brief validé en une première version de site, avec des contrôles à chaque étape.
